Asambleas virtuales - votación electrónica segura
Mejore la participación y cumpla con los requisitos legales
Siempre con un aspecto profesional
Sin descargar ningún software
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¿Cómo realizar una asamblea virtual exitosa?
- Prepare la plataforma de asamblea con información relevante.
- Envíe la convocatoria incluyendo el enlace de conexión.
- Habilite la confirmación de asistencia y registro de poderes hasta 24 horas antes de la asamblea.
- Habilite la radicación escrita de proposiciones y varios si es una asamblea ordinaria.
- Solicite a los candidatos de revisoría fiscal su presentación en video.
- Prepare la información que será proyectada en una única presentación de forma gráfica y amena.
- Incluya en la presentación una slide por cada votación, postulación y participación.
- Incluya en la presentación información legal o normativa frente a procesos que se van a dictar en la asamblea.
- Invite a personas activas en su entidad a postularse a los cargos que serán nombrados en la asamblea.
- Habilite el ingreso a la asamblea solo 15 minutos antes de la hora convocada.
- Haga pruebas previas de audio, video e iluminación en el equipo y lugar que va a usar.
- Si va a compartir pantalla es recomendable usar doble pantalla.
- Use preferiblemente computador de escritorio o portatil.
- Revise su conexión a internet preferiblemente use cable o Wi-fi.
- Evite usar varios equipos con micrófono y sonio en un mismo lugar.
- Use audifonos con microfono.
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Si requiere tener la Junta Directiva en una sala contrate un servicio de producción y audio, y habilite la votación desde el celular para los presentes.
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Habilite las intervenciones al final de cada punto del orden del día.
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Respete el orden en que se envían solicitudes o se pide la palabra.
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Controle el tiempo de intervención y replica de los asistentes.
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En caso de que un asambleísta tenga no pueda activar su micrófono o cámara, solicite que envié su mensaje por medio escrito.
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Redacte las preguntas de forma clara incluyendo siempre la opción de voto en blanco.
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Lea los resultados de las votaciones dejando constancia del quorum al momento de cierre, la votación recibida por cada opción y la abstención.
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Para la elección de cargos administrativos haga lectura del reglamento frente a quienes pueden ser candidatos, el proceso de verificación y mecanismo de postulación y escrutinio. (Por ejemplo, cuando son planchas y cociente elector)
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Organice por afinidad las proposiciones y varios para dar respuesta consolidas.
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Finalice la asamblea confirmando hora y quorum de cierre.
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Comparta la grabación, informes de votación y borrador del acta a la comisión de la asamblea con suficiente antelación.
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Publique el acta y notifique a los asambleístas los tiempos que establecidos para hacer observaciones.
Evite fraudes y suplantaciones
Nuestra tecnología orientada a proteger el sentido del voto, el proceso de escrutinio y la validación de la identidad del votante ha superado todos los procesos de auditoria realizados por empresas internacionles como PWC, KPMG y entidades de vigilancia y control como; Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de la Economía Solidaria y Superintendencia Financiera. WEBasamblea gestiona todos los procesos de su asamblea garantizando votaciones seguras e inmutables.
Casos de éxito asambleas virtuales
Son más de 1.000 asambleas virtuales gestionadas en Colombia, Pánama, Costa Rica y México donde se destacan:
La más grande: Acerias Pazdelrio con más de 400.000 accionistas (2022)
La más larga: Sociedad Portuaría de Buenaventura 14 horas (2020)
La más auditada: PEI con más de 5.000 accionistas (2020)